НАЦІОНАЛЬНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ

Про затвердження Методичних рекомендацій щодо проведення моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів професійної компетентності посад державної служби у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті

З метою забезпечення реалізації положень Закону України від 17 листопада 2011 року № 4050-VI( 4050-17 ) "Про державну службу", Указу Президента України від 1 лютого 2012 року № 45/2012 ( 45/2012 ) "Про Стратегію державної кадрової політики на 2012 — 2020 роки", на виконання підпункту 1 пункту 1 додатка 2 ( 350-2012-п ) до Державної цільової програми розвитку державної служби на період до 2016 року, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 13 травня 2013 року № 350, керуючись підпунктом 1 пункту 4 та пунктом 8 Положення про Національне агентство України з питань державної служби( 769/2011 ), затвердженого Указом Президента України від 18 липня 2011 року № 769/2011, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Методичні рекомендації щодо проведення моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів професійної компетентності посад державної служби (далі — профілі) у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті (далі — державні органи) (додаються).

2. Рекомендувати державним органам подати до 15 вересня 2013 року на паперових носіях та в електронній формі засобами електронного зв'язку згідно з додатком до вказаних Методичних рекомендацій узагальнені звіти про розроблення профілів у їх апараті та територіальних органах. В подальшому рекомендувати подавати узагальнені звіти до 5 липня поточного звітного року.

3. Визнати такими, що втратили чинність, останній абзац розділу III та додаток 19 Методичних рекомендацій з розроблення профілів професійної компетентності посад державної служби у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим або їх апараті( v0148859-12 ), затверджених наказом Нацдержслужби України від 20 липня 2012 року № 148.

4. Відділу методичного забезпечення діяльності кадрових служб довести цей наказ до відома державних органів.

5. Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу забезпечити проведення моніторингу та аналізу профілів у державних органах, надання їм відповідної методично-консультативної допомоги.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Нацдержслужби України відповідно до розподілу обов'язків.

Голова Нацдержслужби України

В. Толкованов

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Нацдержслужби України 27.08.2013 № 144

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ щодо проведення моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів професійної компетентності посад державної служби у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті

I. Загальні положення

1.1. Ці Методичні рекомендації розроблено з метою надання методично-консультативної допомоги та забезпечення реалізації положень Закону України від 17 листопада 2011 року № 4050-VI( 4050-17 ) "Про державну службу" (далі — Закон), на виконання підпункту 1 пункту 1 додатка 2( 350-2013-п ) до Державної цільової програми розвитку державної служби на період до 2016 року, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 13 травня 2013 року № 350, та з урахуванням положень наказу Нацдержслужби України від 16 травня 2012 року № 92 ( z0873-12 ) "Про затвердження Порядку визначення спеціальних вимог до досвіду роботи, вимог до напряму підготовки (отриманої особою спеціальності) та інших вимог до рівня професійної компетентності осіб, які претендують на зайняття посад державної служби груп II, III, IV і V", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 31 травня 2012 року за № 873/21185 (далі — наказ № 92). Методичними рекомендаціями окреслюються єдині підходи і критерії до порядку проведення моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів професійної компетентності посад державної служби у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті (далі — державні органи).

1.2. Терміни у цих Методичних рекомендаціях вживаються у значеннях, наведених у Законі та інших нормативно-правових актах.

1.3. Завданнями моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів професійної компетентності посад державної служби (далі — профілі) у державних органах є:

- систематичний, об'єктивний і повний процес збору інформації про стан розроблення та затвердження профілів у державних органах;

- постійне спостереження за процесом розроблення профілів з метою виявлення його відповідності бажаному результату та/або вимогам статей 6 та 16 Закону, наказу Нацдержслужби України від 20 липня 2012 року № 148( v0148859-12 ) "Про затвердження Методичних рекомендацій з розроблення профілів професійної компетентності посад державної служби у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим або їх апараті" (далі — наказ № 148);

- комплексне вивчення якості розроблених профілів з метою забезпечення належного їх застосування у процесах управління людськими ресурсами на державній службі, а саме: під час конкурсу на зайняття вакантних посад державної служби, щорічного оцінювання результатів службової діяльності, підвищення рівня професійної компетентності та планування кар'єри і професійного розвитку державних службовців тощо;

- підготовка обґрунтованого звіту зі всебічною оцінкою профілів;

- розроблення у разі необхідності додаткових рекомендацій та роз'яснень щодо розроблення профілів.

II. Види і принципи моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах

2.1. Моніторинг кількості та аналіз якості розроблених профілів у державних органах залежно від обсягу може бути загальним або вибірковим, тобто застосовуватися щодо конкретних проблемних питань їх розроблення або для перевірки профілів у конкретній сфері діяльності.

2.2. За підставами для проведення моніторинг кількості та аналіз якості розроблених профілів у державних органах може бути періодичний і додатковий.

2.3. Періодичний моніторинг кількості та аналіз якості розроблених профілів у державних органах проводиться періодично відповідно до цих Методичних рекомендацій.

2.4. Додатковий моніторинг кількості та аналіз якості розроблених профілів у державних органах проводиться повторно з метою:

- надання методично-консультативної допомоги, підготовки додаткових рекомендацій та роз'яснень щодо розроблення профілів у державних органах;

- уточнення кількості розроблених профілів у разі виявлення розбіжностей або подання державними органами неповної інформації;

- оновлення інформації щодо кількості розроблених профілів у разі реорганізації, ліквідації і утворення нового державного органу.

2.5. Принципами моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах є:

1) законність — проводиться у чіткій відповідності із законодавством України;

2) об'єктивність — всебічне та повне проведення незалежного моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах, уникнення конфлікту інтересів;

3) достовірність — підтвердження отриманих результатів відповідними документами;

4) прозорість — можливість перевірити походження джерел інформації;

5) гласність — розміщення отриманих результатів на офіційному веб-сайті Нацдержслужби України та Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу (далі — Центр), доведення до відома державних органів.

III. Проведення моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах

3.1. Учасниками моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів є Нацдержслужба України, Центр та державні органи.

3.2. Учасники моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах виконують такі функції:

1) Нацдержслужба України забезпечує:

- збір необхідної інформації від державних органів;

- контроль за проведенням моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах;

- погодження результатів моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах;

2) Центр забезпечує:

- проведення моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах;

- підготовку узагальненого звіту про кількість та якість розроблених профілів у державних органах з урахуванням отриманої інформації;

- доведення узагальненого звіту до відома державних органів;

3) Державним органам рекомендується:

- подавати до Нацдержслужби України узагальнені звіти про кількість розроблених профілів у апараті та територіальних структурних підрозділах цих органів за формою, наведеною у додатку до цих Методичних рекомендацій;

- подавати інші необхідні додаткові документи та інформацію на запити, що надійшли від Нацдержслужби України;

- планувати та проводити заходи щодо виконання рекомендацій, які містяться в узагальненому звіті за результатами моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах.

3.3. Проведення моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах включає такі стадії:

1) моніторинг кількості розроблених профілів:

- збір інформації про кількість розроблених профілів у державних органах;

- аналіз наданих державними органами звітів про розроблення профілів за формою згідно з додатком до цих Методичних рекомендацій;

2) фаховий аналіз та оцінка якості розроблених профілів:

- аналіз розроблених профілів та інших необхідних документів;

- визначення ступеня відповідності профілів в цілому та окремих його елементів вимогам статей 6( 4050-17 ) та 16 Закону( 4050-17 ), наказу № 148 ( v0148859-12 ). За необхідності у державних органах проводиться додатковий аналіз профілів;

3) щорічний узагальнений звіт за результатами моніторингу та аналізу якості розроблених профілів у державних органах:

- формування узагальненого звіту щодо результатів моніторингу кількості розроблених профілів у державних органах, виявлених недоліків у цих профілях, рекомендацій щодо їх усунення та подальшого вдосконалення профілів у державних органах з урахуванням отриманих результатів;

- надання узагальненого звіту на розгляд і погодження Голові Нацдержслужби України.

3.4. Всебічний та комплексний аналіз якості розроблених профілів у державних органах здійснюється послідовно з дотриманням порядку, викладеного у цьому розділі.

3.5. Джерелами інформації для моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах є:

- узагальнені звіти державних органів, що надані ними за формою згідно з додатком до цих Методичних рекомендацій (надані на паперових носіях та в електронній формі засобами електронного зв'язку);

- розроблені профілі у державних органах (надані в електронній формі засобами електронного зв'язку);

- витяги з посадових інструкцій, положень про структурні підрозділи державних органів в частині завдань і функцій структурних підрозділів та посадових обов'язків, що передбачені за посадами державної служби у цих підрозділах (надані в електронній формі засобами електронного зв'язку);

- положення про державні органи (надані в електронній формі засобами електронного зв'язку);

- відомості, отримані за результатами моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах, що були проведені Нацдержслужбою України у попередні роки.

3.6. Моніторинг кількості та аналіз якості розроблених профілів у державних органах здійснюється за такими критеріями:

1) стан і кількість розроблених профілів у державних органах;

2) рівень відповідності вимогам статей 6( 4050-17 ) та 16 Закону( 4050-17 );

3) рівень відповідності вимогам наказу № 92( z0873-12 ) та наказу № 148( v0148859-12 ).

3.7. До предмета моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах належать такі питання:

- Чи до всіх посад державної служби розроблено профілі у державних органах? Якщо ні, то чому?

- Чи потребує уточнення надана інформація щодо кількості розроблених профілів у державних органах? Якщо так, то чому?

- Чи відповідає структура профілю вимогам наказу № 92? Якщо ні, то в чому це виявляється?

- Чи відповідає зміст профілю вимогам статей 6, 16 Закону та вимогам наказу № 148( v0148859-12 )? Якщо ні, то які саме елементи профілю не відповідають вимогам і яким саме?

- Чи чітко і зрозуміло визначено мету посади державної служби у профілі? Якщо ні, то чому?

- Чи суперечать мінімальні загальні вимоги до рівня професійної компетентності осіб, які претендують на зайняття посад державної служби, положенням статті 16 Закону та чинним нормативно-правовим актам рівної юридичної сили? Якщо так, то яким саме положенням?

- Які елементи профілів, що суперечать вимогам Закону та наказу № 148( v0148859-12 ), не є достатньо обґрунтованими і рекомендується виключити, доповнити чи уточнити?

- Які елементи профілів рекомендується змінити, доповнити або виключити з нього і чому?

- Які формулювання та терміни рекомендується змінити, доповнити або виключити з профілів і чому?

- Яким є рівень якості підготовки профілів?

- Які недоліки та проблеми були виявлені під час моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах? Які причини цих недоліків і проблем, та яких необхідно вжити заходів для їх усунення?

3.8. Наведений перелік питань є орієнтовним і призначений для проведення моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах. Залежно від змісту профілів, особливостей сфери діяльності державних органів, виду моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах до цього переліку можуть бути включені додаткові питання більш конкретного характеру.

Моніторинг кількості розроблених профілів і звіт

3.9. Моніторинг кількості розроблених профілів у державних органах та підготовка або внесення змін до узагальненого звіту за його результатами здійснюється постійно на підставі інформації, яка надається до Нацдержслужби України державними органами.

3.10. Інформацію, наведену в абзацах 2 — 5 пункту 3.5 цих Методичних рекомендацій рекомендується подавати державним органам один раз на рік, до 5 липня поточного звітного року.

3.11. У разі реорганізації, ліквідації і утворення нового державного органу зазначену щодо профілів інформацію рекомендується подавати державним органам в 3-місячний строк після завершення процесу реорганізації, ліквідації і утворення нового державного органу.

Фаховий аналіз та оцінка якості розроблених профілів

3.12. Фаховий аналіз та оцінка якості розроблених профілів у державних органах передбачає визначення ступеня відповідності структури профілів та його елементів:

- вимогам статей 6( 4050-17 ) та 16 Закону( 4050-17 ), наказу № 92 ( z0873-12 ) та наказу № 148( v0148859-12 );

- положенням інших законодавчих актів, що містять вимоги до освітньо-кваліфікаційного рівня та досвіду роботи осіб, які претендують на зайняття вакантних посад державної служби;

- положенню про державний орган, структурний підрозділ та посадовій інструкції.

3.13. Фаховому аналізу та оцінці якості розроблених профілів мають підлягати:

- структура профілів;

- правильність формулювань;

- група та підгрупа посад державної служби;

- зміст виконуваної за посадою роботи та мета посади;

- мінімальні загальні вимоги до рівня професійної компетентності осіб, які претендують на зайняття вакантних посад державної служби;

- спеціальні вимоги до досвіду роботи, вимоги до напряму підготовки (отриманої особою спеціальності) та інші вимоги до рівня професійної компетентності осіб, які претендують на зайняття посад державної служби груп II, III, IV і V;

- мовний стиль розроблених профілів.

3.14. Оцінюючи окремі елементи розроблених профілів, формулювання та терміни, що містяться у профілях, перевіряється ступінь їх відповідності базовим положенням наказу № 92( z0873-12 ) та наказу № 148( v0148859-12 ), зокрема таким, як:

- дотримання структури профілів, затвердженої наказом № 92 (найменування державного органу, найменування структурного підрозділу, найменування посади, група і підгрупа посади державної служби, мета посади, зміст виконуваної за посадою роботи, мінімальні загальні вимоги, спеціальні вимоги);

- група і підгрупа посад державної служби, що відповідають вимогам статті 6 Закону( 4050-17 );

- переважання у профілях чітких формулювань;

- у меті посади зазначено кінцевий прогнозований результат виконання завдань на посаді державної служби, визначених рішенням керівника державного органу;

- зміст виконуваної за посадою роботи визначено згідно з посадовою інструкцією, положенням про структурний підрозділ та державний орган;

- повнота, обґрунтованість переліку обумовлених цілями та завданнями державного органу і згрупованих за напрямами діяльності основних посадових обов'язків та функцій, що повинні виконуватись для досягнення необхідного результату;

- формулювання змісту виконуваної за посадою роботи є однотипними, починаються з іменника, що означає дію, та не дублюються;

- відсутність загальних посадових обов'язків;

- оптимальний обсяг змісту виконуваної за посадою роботи (містить не більше 6 — 8 напрямів діяльності);

- зміст виконуваної за посадою роботи не дублює посадову інструкцію;

- оптимальне співвідношення у вимогах до рівня професійної компетентності осіб загальних і спеціальних знань, умінь і навичок та інших вимог до рівня професійної компетентності осіб, які претендують на зайняття посад державної служби груп II, III, IV і V;

- мінімальні загальні вимоги до освітньо-кваліфікаційного рівня та досвіду роботи відповідають статті 16 Закону( 4050-17 ) або іншим законодавчим актам, якими визначено ці вимоги для посад державної служби у відповідному державному органі;

- відсутність незрозумілих, багатозначних, неправильно вжитих визначень, а також загальновідомих термінів в іншому значенні.

3.15. При оцінці формулювань мети посади та змісту виконуваної за посадою роботи основним методичним прийомом може бути порівняльний аналіз положення про державний орган, структурний підрозділ та посадової інструкції, а також складання переліку згрупованих за напрямами діяльності посадових обов'язків відповідно до наказу № 148( v0148859-12 ).

3.16. Оцінка мовного стилю профілів може здійснюватися за допомогою таких методичних прийомів, як складання переліку основних мовних зворотів, а також словника термінів. При цьому слід виявляти складні синтаксичні конструкції, незрозумілі, багатозначні фрази, абревіатури та скорочення тощо з метою уникнення їх використання в подальшому.

3.17. Надійність та аргументованість фахового аналізу якості розроблених профілів буде тим більшою, чим більшу кількість розроблених профілів у державних органах буде опрацьовано. Для забезпечення систематичного та оперативного проведення фахової аналізу доцільно створити електронний банк профілів, який має постійно оновлюватися.

3.18. Результатом фахового аналізу та оцінки якості розроблених профілів у державних органах має бути повний перелік виявлених суперечностей та неузгодженостей, а також рекомендації та роз'яснення щодо змін і доповнень, які необхідно внести до розроблених профілів для усунення недоліків.

Щорічний узагальнений звіт за результатами моніторингу та аналізу якості розроблених профілів у державних органах

3.19. Результати моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах відображаються у щорічному узагальненому звіті, який складається зі вступної, аналітичної та підсумкової частин.

3.20. Узагальнений звіт про результати моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах складається на основі оцінок за кожним із наведених вище блоків питань фахового аналізу. Під час підготовки звіту має враховуватися нерівнозначність оцінок за окремими блоками питань.

3.21. У вступній частині визначається об'єкт, предмет моніторингу та аналізу якості розроблених профілів у державних органах.

3.22. Аналітична частина повинна містити обґрунтовані зауваження до змісту профілів відповідно до кожного з наведених питань фахової оцінки, а також рекомендації щодо усунення виявлених недоліків.

3.23. У підсумковій частині формулюються узагальнений висновок щодо стану та якості розроблення профілів у державних органах.

IV. Прикінцеві положення

Нацдержслужба України забезпечує обговорення та доведення до відома державних органів щорічного узагальненого звіту про результати моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів у державних органах протягом тижня з дня його затвердження, а також розміщення його на офіційному веб-сайті Нацдержслужби України та Центру.

Начальник Юридичного управління Нацдержслужби України

А. Заболотний

Додаток до Методичних рекомендацій щодо проведення моніторингу кількості та аналізу якості розроблених профілів професійної компетентності посад державної служби у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті

Форма

ЗВІТ про розроблення профілів професійної компетентності посад державної служби у державному органі, органі влади Автономної Республіки Крим та його апараті

Повна назва державного органу (зазначається апарат та територіальні структурні підрозділи)

Кількість посад державної служби згідно зі штатним розписом

Кількість затверджених профілів

Кількість розроблених, але не затверджених проектів профілів

Кількість проектів профілів, які знаходяться на стадії розробки

Групи посад державної служби

Групи посад державної служби

Групи посад державної служби

Групи посад державної служби

I

II

III

IV

V

I

II

III

IV

V

I

II

III

IV

V

I

II

III

IV

V